Wielką wagę w cyfrowej transformacji gospodarki ma szansę przynieść elektroniczne doręczanie korespondencji – właśnie został przyjęty 7 pażdzernika 2020 roku przez Sejm projekt ustawy – teraz zajmie się nią Senat. Co może się zmienić?
Stan w którym funkcjonujemy obecnie uniemożliwia kompleksowego podejścia „paperless”, czyli z ograniczonym przetwarzaniem dokumentów w postaci tradycyjnej na rzecz przechowywania i obsługi korespondencji w postaci cyfrowej. Wynika to z faktu, że dokument kierowany do innego podmiotu, czy to z sektora prywatnego jak i części sfer publicznych musi obecnie być przekazany w postaci papierowej, a potwierdzenie zarówno nadania jak i doręczenia takiego dokumentu następuje również w postaci tradycyjnej. Co więcej, wszystkie dokumenty traktuje się jako oryginały mające ważność dowodową. I o ile nie istnieją zapisy szczególne, wymagające przedkładania dokumentów w postaci tradycyjnej w oryginałach lub urzędowo poświadczonych kopiach, można w wielu już sprawach z administracją publiczną komunikować się przez plarformę e-PUAP.
Z dokumentu cyfrowego na papierowy
Szczególną rolę mają doręczenia – stanowiące dowód nadania oraz doręczenia (lub nie) korespondencji pomiędzy podmiotami. Jest to istotny aspekt rozliczalności procesu wymiany istotnych z punktu widzenia obrotu gospodarczego, będący udokumentowaniem podejmowanych działań na styku. I choć od wielu lat dostępna jest platforma e-PUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), to umożliwia wyłącznie porozumiewanie się w obszarze B2A (biznes-administracja), C2A (konsument-administracja), A2A (administracja-administracja). Niestety, w przypadku przesłania wniosków do urzędu, to pomimo obowiązku wynikającego z KPA bardzo często korespondencja nie wracała tą samą droga, lecz w postaci tradycyjnej.
A już wywołujące uczucie zdziwienia może powodować świadomość, że dokumenty przesłane w formie elektronicznej muszą przejść… kwarantannę.
A przecież stosujemy już powszechnie dokumenty podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym, przekazujemy faktury za pomocą e-mail, istnieją platformy wspierających zawieranie umów pomiędzy stronami.
Urzędy, które nie wdrożyły systemów EZD lub używają ich jako wspomagających obieg tradycyjny borykają się z ogromnym wyzwaniem i problemami – kluczem jest jak najszybsze przejście na pełny obieg elektroniczny, ale tutaj barierą do tej pory jest własnie brak e-doręczeń, gdyż wymaga przekształcenia dokumentów z postaci cyfrowej na papierową.
Przyszłość elektronicznego zarzadzania dokumentacją
Zgodnie z projektem ustawy o doręczeniach elektronicznych każdy podmiot (obywatel, instytucja, podmiot prywatny) będzie mógł posługiwać się e-skrzynką, którą będzie zarówno mógł wysłać jak i odebrać korespondencję o istotności identycznej dla korespondencji kierowanej dotychczas listem poleconym lub za potwierdzeniem odbioru, tym samym umożliwiając w pełni elektroniczne przekazywanie korespondencji, uwierzytelnienie pism wysyłanych w imieniu podmiotu oraz uzyskiwanie potwierdzenia doręczenia. Istotnie w tym wszystkim jest to, że świadczona usługa „e-skrzynek” ma umożliwiać interoperacyjność, czyli umożliwiać integrację z zewnętrznymi rozwiązaniami obiegu dokumentów czy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją). Rozporządzenie w sprawie standardów i struktury wymiany danych ma zostać wydane przez ministra właściwego ds. cyfryzacji.
Co to zmieni? Przede wszystkim umożliwi wysyłanie dokumentów w pełni zautomatyzowanym procesie, eliminując konieczność przekształcania dokumentów wytworzonych jako dokumenty elektroniczne (wszak znaczna większość pism powstaje w edytorze tekstu) do postaci tradycyjnej.
Pozostaje jedynie kwestia powszechności stosowania rozwiązań do zarządzania dokumentacją w firmach i instytucjach, zapewniających przechowywanie elektronicznych wersji dokumentów, ich klasyfikowania, archiwizacji – które będą zintegrowane z usługą e-skrzynki i dwukierunkowo się z nią komunikowały.
Co mnie martwi?
Wydaje się, że prace nad tą jakże ważną dla obrotu gospodarczego i administracji ustawą zbliżają się do mety.
Niepokoi mnie jednak, że pozostawiono w niej „furtki” dla niektórych obszarów, od kiedy będą zobowiązane stosować się do ustawy – sądy administracyjne, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organi ścigania i Służba Więzienna – będą zobowiązane się stosować dopiero od 1 października 2029. Choć może się to zmienić w skutek zarządzenia Ministra Sprawiedliwości.
Takie wyłączenia mogą wskazywać na wyzwania, jakie są w zakresie cyfryzacji sądownictwa i choć praktyka pokazuje, że transformacja cyfrowa ma największe uzasadnienie własnie tam, gdzie stanowi największe obciążenie (zgodnie z zasadą Pareto 80/20), to stopień skomplikowania obsługi procesów oraz cyfryzacji dokumentacji stanowi największą barierę.
A to może oznaczać, że faktyczna cyfryzacja doręczeń elektronicznych może jeszcze długo nie nadejść, gdyż obszar sądowniczy ma kluczowe znaczenie dla stosowania e-doręczeń – wszak rok 2029 to w sferze cyfrowej… wieczność. Trochę krócej poczekamy na samorządy – tylko do końca 2023 roku – do tego czasu będą one praktycznie zmuszone do wdrożenia systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) – zadać należy jednak pytanie, czy otrzymają wsparcie w postaci zapowiadanego systemu EZD RP o którym w ostatnim czasie jest kompletnie cicho.
Projekt ustawy:
http://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=239
Zajmujemy się wdrażaniem i integracją inteligentnych rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie organizacją oraz optymalizację procesów biznesowych. W naszym portfolio są wdrożenia dedykowanych rozwiązań/aplikacji internetowych (np. systemy lojalnościowe, usługi B2B), portale intranetowe, rozwiązania do zarządzania projektami oraz zadaniami (systemy ticketowe), repozytoria dokumentów, systemy do zarządzania tożsamością, rozwiązania e-commerce oraz automatyzacji email marketingu.
Szczególną uwagę przykładamy do bezpieczeństwa informacji - świadczymy również kompleksowe usługi w zakresie RODO, audytu bezpieczeństwa informacji ISO 27001 oraz KRI.
