fbpx

Automatyzacja procesów – klasyfikacja automatyzacji

Efektywność działań w prowadzeniu biznesu wiąże się ze zautomatyzowaniem działań powtarzalnych, które można wykonywać bez udziału użytkownika. W każdej, nawet najmniejszej, działalności występuje wiele obszarów, które bez odpowiednich rozwiązań wspierających zarządzanie będą powodować, że dużą część czasu pracownik wykonuje w sposób nieoptymalny co powoduje, że nie może wykonywać innych, istotniejszych czynności.

Niezależnie, czy mamy do czynienia z osobami samozatrudnionymi, mikrofirmami, czy większymi firmami zatrudniającymi 50, 100 i 1000 pracowników oraz korporacjami, niezwykle istotne jest to, jak wyglądają ich procesy. Najczęściej większość tych procesów nie jest w żadem sposób wyjątkowa, ale można określić dojrzałości automatyzacji. Co istotne, wyższy poziom dojrzałości automatyzacji procesów nie koreluje z jego istotnością, a raczej ze skalą (wolumenem) operacji. Kluczowym aspektem cyfrowej transformacji jest to, że bez automatyzacji procesów będzie trzeba je wykonywać w sposób tradycyjny, a to powoduje, że działalność nie może się skutecznie rozwijać.

Automatyzację procesu można sklasyfikować w sposób następujący:

1. Praca ręczna bez automatyzacji

Domena operacji jednoosobowych, w których zwykle nie wykonuje się pracy asynchronicznej. Odpowiada na e-maile i połączenia telefoniczne, notuje rzeczy w fizycznym notatniku i wystawia faktury, edytując szablon Word.

Duża różnorodność działań i żadna z nich nie zajmuje dużo czasu, dlatego nie ma potrzeby automatyzacji. Wprowadzenie oprogramowania do fakturowania w celu otrzymywania faktur w formacie PDF jednym kliknięciem zapewnia jedynie zwiększony koszt operacji.

2. Specjalistyczne narzędzia biznesowe

Wykorzystujesz rozwiązania wspierające zarządzanie, ale nie są one ze sobą zintegrowane.

Jeśli masz trudność z zarządzaniem korespondencją e-mail w celu znalezienia danych klientów, zapoznaj się z CRM – szczególnie kiedy chcesz zarządzać lejkiem sprzedażowym lub kiedy pracownicy pracują zdalnie.

Jeśli musisz wysyłać e-maile do setek osób, a BCC już nie działa dobrze, możesz wprowadzić oprogramowanie do obsługi korespondencji.

Jeśli musisz wysłać poradniki do wszystkich subskrybentów, nie robisz tego ręcznie – tworzysz przepływ pracy w systemie automatyzacji marketingu.

To najbardziej rozpowszechniona sytuacja. Aby przeanalizować informacje z systemów używasz wbudowanych raportów, ale brak jest integracji między nimi. Do analizy danych najczęściej uruchamiasz program Excel, eksportujesz dane z narzędzi i łączysz je ze sobą używając przekształceń, funkcji w sposób manualny, aby otrzymać odpowiedzi na pytania.

3. Natywne integracje

Różne zespoły używają różnych narzędzi i wszystkie potrzebują niektórych części danych innych zespołów. System marketingowy wysyła nowe kontakty do CRM, a CRM aktualizuje dane kontaktowe, gdy stają się klientami.

Nie kodujesz tych przepływów pracy, sprzedawca już to zrobił dla Ciebie. Przejdź do zakładki „Integracje”, kliknij logo, autoryzuj logowanie i narzędzia są połączone. Masz dostępne opcje konfiguracji, ale nie za dużo. Twoje potrzeby są spełnione, ale dostępne funkcjonalności mogą nie odpowiadać w pełni na Twoje potrzeby.

4. Integracje niestandardowe

Musisz zrobić coś, co nie jest dostępne w natywnej integracji lub natywna integracja między tymi dwoma Twoimi konkretnymi narzędziami nie istnieje.

Twoje wymagania nie są zbyt skomplikowane, nie potrzebujesz jeszcze niestandardowego kodu. Wykorzystujesz Zapier, IFTT lub Microsoft Power Automate. 

Jeśli jest coś naprawdę wyjątkowego, co musisz zrobić, Zapier Code pozwala nam wdrożyć niestandardowy kod JavaScript lub Python bez żadnego z tych środowisk programistycznych, które wcześniej czy później będą niesamowicie skomplikowane.

5. Indywidualne integracje

Indywidualne integracje często łączą się z poprzednimi poziomami. Pasują tutaj wszystkie niestandardowe, kodowane narzędzia wewnętrzne, aplikacje i rozwiązania data integration. Excel z makrami VBA również.

Do tego rodzaju zaliczamy również RPA (Robotic Process Automation) oraz automatyzacji z użyciem notacji i modelowania procesów biznesowych i silników BPMN.

Jeśli potrzebujesz dużej prędkości, pojemności lub możliwości dostosowywania – zazwyczaj kończy się to na integracji opracowanej specjalnie dla Ciebie. Pewne wymagania dotyczące wydajności oraz bezpieczeństwa informacji (poufność, dostępność), zmuszają cię również do utrzymywania rozwiązań integracyjnych w hostingu lokalnym (on-premise) – nawet jeśli gdzieś dostępny jest SaaS.


Zajmujemy się wdrażaniem i integracją inteligentnych rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie organizacją oraz optymalizację procesów biznesowych. W naszym portfolio są wdrożenia dedykowanych rozwiązań/aplikacji internetowych (np. systemy lojalnościowe, usługi B2B), portale intranetowe, rozwiązania do zarządzania projektami oraz zadaniami (systemy ticketowe), repozytoria dokumentów, systemy do zarządzania tożsamością, rozwiązania e-commerce oraz automatyzacji email marketingu.

Szczególną uwagę przykładamy do bezpieczeństwa informacji - świadczymy również kompleksowe usługi w zakresie RODO, audytu bezpieczeństwa informacji ISO 27001 oraz KRI.

Marcin Kazimierczak

Marcin Kazimierczak

CEO/owner w make-SOFT

m.kazimierczak@make-soft.pl

Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001, Inspektor Ochrony Danych. Posiada doświadczenie w zakresie integracji systemów i danych, wdrażania rozwiązań Business Intelligence, projektowania procesów ETL oraz hurtowni danych.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Administratorem danych jest make-SOFT Marcin Kazimierczak z siedzibą w Gorzowie Wlkp.
Przesyłając zapytanie administrator danych przetwarzać będzie je w celu przygotowania i udzielenia odpowiedzi oraz marketingu bezpośredniego świadczonych przez siebie usług.
Przesyłając zapytanie wyrażam zgodę na używanie przez make-SOFT automatycznych urządzeń wywołujących w rozumieniu art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne.  Zgoda jest dobrowolna i może zostać odwołana w każdym czasie.